Ġestjoni tad-dokumenti u politika tal-arkivji

Politika ta’ ġestjoni tad-dokumenti

Il-politika ta’ ġestjoni tad-dokumenti tal-Kummissjoni – magħrufa mill-akronimu e-Domec (l-arkivjar elettroniku u l-ġestjoni tad-dokumenti fil-Kummissjoni Ewropea) – għandha l-għan li tiżgura l-konsistenza tal-ġestjoni tad-dokumenti fid-dipartimenti kollha tal-Kummissjoni. Regoli standard u uniformi jippermettu lill-Kummissjoni tipprovdi informazzjoni dwar il-kwistjonijiet li għalihom hi responsabbli, fi kwalunkwe ħin. Dawn ir-regoli huma implimentati permezz tas-sistema tal-IT Ares/NomCom.

Preservazzjoni tal-files

Il-files jeħtieġ li jinżammu għall-funzjonament tajjeb tal-Kummissjoni bħala servizz pubbliku minn perspettiva amministrattiva u legali.

Il-preservazzjoni tal-files tiżgura wkoll it-trasparenza u d-dritt ta’ aċċess u tippermetti l-ftuħ għall-pubbliku tal-arkivji storiċi wara 30 sena.

Iżda mhux il-files kollha jeħtieġ li jinżammu għal dejjem. Xi wħud jinżammu b’mod permanenti u xi wħud għal ċertu perjodu ta’ żmien.

Bażi legali

• Id-Deċiżjoni tal-Kummissjoni dwar il-ġestjoni tar-rekords u l-arkivji
• Ir-Regoli ta’ Implimentazzjoni tal-Kummissjoni dwar il-ġestjoni tar-rekords u l-arkivji
• It-tielet reviżjoni tal-lista ta' żamma fil-livell tal-Kummissjoni Komuni għall-files tal-Kummissjoni Ewropea
• L-istqarrija ta’ privatezza dwar il-ġestjoni u l-preservazzjoni (fuq terminu qasir u medju) tad-dokumenti tal-Kummissjoni
• L-istqarrija ta’ privatezza dwar il-ġestjoni u l-preservazzjoni fit-tul tal-arkivji tal-Kummissjoni Ewropea

Politika tal-arkivji tal-Kummissjoni

Il-politika tal-arkivji tal-Kummissjoni tinkludi kemm proċeduri interni kif ukoll strateġiji fir-rigward tal-arkivji kif ukoll kooperazzjoni u koordinazzjoni ma’ istituzzjonijiet u partijiet oħrajn.

X’tagħmel il-Kummissjoni internament

Il-Kummissjoni tistabbilixxi l-qafas legali, l-istrateġiji u l-proċeduri biex timmaniġġja l-arkivji tagħha u tiftaħhom għall-pubbliku wara 30 sena.

Il-Lista Komuni ta’ Żamma (CRL) tal-Kummissjoni tistabbilixxi l-kundizzjonijiet u l-perjodi ta’ żamma għal kull tip ta’ file tal-Kummissjoni. Ladarba l-files jitqiesu magħluqa, il-lista tiddetermina jekk għandhomx jiġu ppreservati jew meqruda. Maż-żmien (massimu ta’ 15-il snin) il-Kummissjoni trid tagħmel għażla tal-arkivji li tixtieq iżżomm bħala arkivji storiċi.

X’tagħmel il-Kummissjoni esternalment

Il-Kummissjoni tippromwovi l-kooperazzjoni dwar l-arkivji mal-pajjiżi tal-UE u ma’ istituzzjonijiet oħrajn tal-UE u korpi internazzjonali tal-arkivji permezz ta’:

• kopresidenza u forniment tas-segretarjat tal-Grupp Ewropew dwar l-Arkivji li hu magħmul minn esperti ta’ livell għoli mill-pajjiżi kollha tal-UE
• żamma ta’ relazzjonijiet mill-qrib mal-Forum tad-DLM
• ħidma flimkien mal-istituzzjonijiet l-oħrajn tal-UE fil-Grupp ta’ Ħidma Interistituzzjonali dwar l-Arkivji.